Bedrijfsvoering

De rechtmatigheidsverantwoording heeft betrekking op drie criteria. Hieronder is per criterium een toelichting opgenomen en de uitkomsten van de controles hierop.

Begrotingscriterium
De begrotingsrechtmatigheid gaat over het financiële handelen binnen het kader van de vastgestelde begroting door de gemeenteraad. De realisatie wordt hierbij afgezet tegen de gewijzigde begroting. Alle afwijkingen worden als onrechtmatig aangemerkt. Ook als deze afwijkingen ontstaan binnen de afspraken in de financiële verordening. De afwijkingen ten opzichte van de gewijzigde begroting zijn in de rechtmatigheidsverantwoording toegelicht. Hierbij is vastgesteld dat deze afwijkingen onrechtmatig zijn, maar wel passen binnen de afspraken in de financiële verordening. Hierdoor zijn deze dus onrechtmatig, maar wel acceptabel.

Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium gaat over de eisen die worden gesteld aan de uitvoering van het financiële beheer. De eisen/ voorwaarden zijn afkomstig uit verschillende wet- en regelgeving, zowel intern als extern. Deze wet- en regelgeving is opgenomen in het Normenkader 2023, dat is vastgesteld door de gemeenteraad.
Fouten die zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid raken blijven onderdeel van de accountantscontrole. Dat betekent dat de accountant fouten rapporteert als deze leiden tot een aanpassing van de cijfers in de jaarrekening. Het college rapporteert in de rechtmatigheidsverantwoording over fouten die niet leiden tot een aanpassing van de cijfers in de jaarrekening.
De controle op zowel de getrouwheid als rechtmatigheid is vastgelegd in het controleplan 2023. De financiële rechtmatigheid bij het voorwaardencriterium ziet vooral toe op de wetgeving met betrekking tot Europese aanbestedingen. Deze moeten voldoen aan de Aanbestedingswet.

Er is een volledige controle uitgevoerd op crediteuren met een uitgaaf van meer dan € 200.000 in de afgelopen 4 jaar en/of een uitgaaf van meer dan € 50.000 in 2023. Ook is op basis van een steekproef een controle uitgevoerd op kleinere uitgaven in 2023, omdat hier wel een contract onder kan liggen wat we Europees hadden moeten aanbesteden.
Hierbij is vastgesteld dat wij de meeste contracten rechtmatig hebben aanbesteed. Vijf inhuurdossiers zijn onrechtmatig. De kosten hebben de aanbestedingsgrens overschreden en deze opdrachten zijn niet Europees aanbesteed. Dit leidt tot een fout van € 665.000 in 2023. Voor 2024 zal strakkere monitoring plaatsvinden om deze onrechtmatigheden te voorkomen.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium
Dit criterium ziet erop toe dat de gemeente voldoende waarborgen treft om ervoor te zorgen dat burgers of bedrijven geen misbruik maken van de regelingen die de gemeente aanbiedt. De commissie BBV adviseert om hiervoor een M&O (Misbruik en Oneigenlijk gebruik)-beleid op te stellen. Dit hebben wij niet gedaan, omdat de regelingen zo verschillend zijn dat een overkoepelend beleid niet bijdraagt aan het voorkomen van misbruik. Wij nemen het risico op misbruik altijd mee bij de inrichting van onze processen. Daarnaast zorgen we dat er voldoende maatregelen in het proces zijn opgenomen om misbruik te voorkomen.
Bij de uitvoering van de interne controle is gebleken dat in de processen voldoende maatregelen zijn opgenomen om misbruik zo goed als mogelijk te voorkomen. Daarnaast zijn uit de controles ook geen aanwijzingen gekomen dat misbruik heeft plaatsgevonden.