Bedrijfsvoering

Informatiemanagement en nieuwe wetgeving
Door technologische ontwikkelingen verandert de wereld om ons heen razendsnel. Nieuwe technieken/methoden zoals bijvoorbeeld datagedreven werken worden door de gemeente Berg en Dal inmiddels ingezet om de dienstverlening en het beleid te verbeteren. Rollen en functies zijn aan het veranderen omdat er steeds meer applicaties als Software as a Service (SaaS) worden aangeboden. Applicaties en gegevens verhuizen hierdoor naar cloud-omgevingen in plaats van dat deze door de gemeente zelf beheerd worden. Al deze ontwikkelingen en nieuwe technologie bieden veel kansen, maar vragen om extra zorgvuldigheid met betrekking tot veiligheid en privacy. Met informatiemanagement houden wij grip op onze informatievoorziening en zorgen we dat we voorbereid zijn op ontwikkelingen binnen het informatiedomein. Hierbij geeft het Informatiebeleid 2020-2024 ons richting. Het bijhorende Uitvoeringsplan geeft aan hoe wij onze doelen en ambities realiseren.

Naast de technologische ontwikkelingen is er ook nieuwe wetgeving in 2023 waaraan de gemeente Berg en Dal moet voldoen, bijvoorbeeld de wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk verkeer. Het wetsvoorstel geeft de burger recht om elektronisch berichten aan een bestuursorgaan te zenden op een door het bestuursorgaan bepaalde wijze. Hier moet de informatievoorziening op zijn voorbereid. Ook moet de nieuwe Wet Open Overheid (WOO) verder worden doorgevoerd in de organisatie. Hierbij is het streven om steeds meer informatie pro-actief openbaar te maken aan onze inwoners. Voor het realiseren van deze doelen wordt zoveel als mogelijk in de regio samengewerkt zonder de gemeentelijke behoeften uit het oog te verliezen.

Informatiebeveiliging en privacy
Het beveiligen van onze informatie en beschermen van de privacy van onze inwoners, blijft een doorlopend proces. We nemen dit als aandachtspunt mee in elke nieuwe taak en bij de inrichting van elk werkproces en systeem dat we gebruiken. Hierbij blijft altijd het uitgangspunt dat we de beste dienstverlening bieden aan onze inwoners en partners. De juiste maatregelen rondom privacy en informatiebeveiliging, dragen hieraan bij.

Een van de belangrijkste dreigingen voor Nederlandse overheidsorganen bestaat uit het gijzelen van verschillende data voor losgeld. In 2023 besteden we daarom extra aandacht aan monitoring en detectie om bedreigingen zo vroeg mogelijk op te sporen en af te kunnen slaan. Daarnaast wordt aandacht aan preventie besteed. Dit organiseren we in samenwerking met de iRvN en regiogemeenten.

Archiefbeheer
In 2023 gaat de nieuwe archiefwet van kracht. We hebben ons voorbereid op de komst van de nieuwe wet door het zetten van verschillende stappen. Er is een nieuwe dienstverleningsovereenkomst met het Regionaal Archief Nijmegen (RAN). In het kader hiervan is ruim 430 meter te bewaren archieven naar het RAN verplaatst. Het RAN zorgt voor professioneel beheer en het beschikbaar stellen voor onze inwoners. Zij kunnen in de ruime studiezaal onze archieven raadplegen. We sluiten met de overeenkomst ook aan bij het E-depot, dit is een opslagplaats voor digitaal archief. We gaan verder met het digitaliseren van bestaande papieren dossiers.

Gegevensbeheer
In 2023 zal het huidige beheerprogramma van Openbare Ruimte worden vervangen door een moderne variant waarbij een directe gegevensuitwisseling met de BGT (Basisregistratie Grootschalige Topografie) mogelijk is. Dan wordt er gewerkt volgens het principe ‘eenmalige registratie, meervoudig gebruik’. Dit vraagt een goede samenwerking tussen team Informatie en team Beheer Openbare Ruimte

Het wel of niet invoeren van de Omgevingswet op 1-1-2023 heeft ook zijn uitwerking op de werkzaamheden van gegevensbeheer. Indien nodig passen wij onze werkprocessen hierop aan. Er zal (nog) meer afstemming gezocht moeten worden met Ruimtelijke Ordening en Omgevingsdienst om de informatie vroegtijdig te ontvangen, zodat registratie in de BAG-administratie aan de wettelijke termijnen blijft voldoen.

De Basisregistratie Ondergrond (BRO) is de afgelopen jaren stap voor stap opgebouwd. Met ingang van 1 januari 2023 is deze volledig in werking. In de BRO zijn gegevens en modellen over de ondergrond opgenomen. Bronhouders leveren deze gegevens per registratieobject aan. De gemeente ziet erop toe dat de gegevens worden geregistreerd.

Bedrijfsvoeringsindicatoren

Stand van zaken Voorjaarsnota
De gemeente Berg en Dal heeft diverse projecten lopen om de doelen te behalen. Een overzicht van de meeste invloedrijke:

1. Implementatie X-works sociaal domein. Met de applicatie op het sociaal domein krijgen we eind 2023 een applicatie van een hoog niveau. Digitale dienstverlening komt in een stroomversnelling met onder een digitaal inwonersportaal, een webshop, een applicatie voor meerdere domeinen en een serviceportaal voor bedrijven die dienstverlening leveren op dit gebied.
2. Omgevingswet: De omgevingswet gaat definitief in per 1 januari 2024. Alle benodigde applicaties zijn al aangeschaft en we zijn op dit moment bezig met de inrichting van die applicaties.
3. Nieuwe software voor sporthal en zwembad. Met nieuwe software voor onze sporthallen en het zwembad bieden we betere dienstverleningen aan onze inwoners. De software zal in 2023 geïmplementeerd worden. Inmiddels is de keuze voor een leverancier gemaakt en treffen we de voorbereidingen voor implementatie.
4. Het platform Plooij voor bekendmakingen in het kader van de WOO gaat niet door. We zijn hierdoor genoodzaakt een ander platform te zoeken om informatie op te publiceren. Diverse gesprekken met leveranciers vinden op dit moment plaats om een keuze te maken.
5. Bewustwording: in het kader van het verminderen van beveiligingsincidenten zijn we aan leveranciers aan het verkennen die ons gaan helpen bij het verhogen van het bewustwordingsniveau van onze medewerkers.

Stand van zaken Jaarrekening
Terugkomend op de Voorjaarsnota:

1. De applicatie X-Works is nu operationeel, maar tijdens de implementatie zijn enkele problemen naar voren gekomen. We bieden ondersteuning aan de teams in het sociaal domein om ervoor te zorgen dat de implementatie succesvol wordt afgerond.
2. De Omgevingswet is inwerking getreden en hier zijn verder geen bijzonderheden voor team Informatie.
3. De software voor de sporthallen en zwembad is in gebruik genomen.
4. Landelijk komt er een verwijsindex met zoekfunctie beschikbaar voor inwoners. Als gemeente moeten wij regelen waar we documenten gaan publiceren. Hier zijn we momenteel mee bezig. We hebben inmiddels software voor anonimiseren in gebruik genomen.
5. Er is een overeenkomst gesloten met een externe partner die een driejarig bewustwordingsprogramma uitvoert.
6. Voor het beheren van objecten/assets in de openbare ruimte hebben we nieuwe software aangeschaft: Gisib (van leverancier DG Groep). Dit vervangt de verouderde software van GBI (van leverancier Antea Group).

Update bedrijfsvoeringsindicatoren:

De eerste bedrijfsvoeringsindicator was om in 2023 tenminste 3 van de 11 benoemde informatiecategorieën pro-actief openbaar te maken. Dit is gelukt en betreft

• (1) wet- en regelgeving (via overheid.nl),
• (2) organisatie-gegevens (via organisaties.overheid.nl) en
• (3) raadstukken (via het raadsinformatiesysteem iBabs op bergendal.bestuurlijkeinformatie.nl.

De tweede doelstelling was om jaarlijks de beveiligingsincidenten met 10% terug brengen tegenover het voorgaande jaar.
Daar waar we in 2021 nog 30 datalekmeldingen ontvingen, waren dat in 2022 slechts 17 meldingen. Voor 2023 zette de afname door en waren er 11 datelekken, allen met zeer beperkte gevolgen voor vertrouwelijkheid, integriteit of beschikbaarheid. Wel namen het aantal phishing-pogingen en spookfacturen toe. Deze leidden echter niet tot veiligheidsincidenten.